Στο πλαίσιο της ενίσχυσης της φοιτητοκεντρικής εκπαιδευτικής διαδικασίας, αλλά και των αρχών της διαφάνειας και λογοδοσίας, έχει υιοθετηθεί η «Διαδικασία Διαχείρισης Παραπόνων» των φοιτητών/φοιτητριών του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας. Η συγκεκριμένη διαδικασία αφορά σε όλα τα παράπονα που άπτονται της ποιότητας των παρεχόμενων από το Τμήμα εκπαιδευτικών και διοικητικών υπηρεσιών.
Για την καταγραφή παραπόνων από τους/τις φοιτητές/τριες είναι διαθέσιμο το «Έντυπο Υποβολής Παραπόνου», το οποίο υποβάλλουν σε ηλεκτρονική μορφή στη Γραμματεία του Νομικού Σύμβουλου, στο οποίο καταγράφουν με συντομία, σαφήνεια και αντικειμενικότητα, το πρόβλημα – παράπονο.
Στη συνέχεια, ο Νομικός Σύμβουλος, αφού παραλάβει το έντυπο, το εξετάζει, ενημερώνει τον Πρύτανη, και το παραπέμπει ηλεκτρονικά, ανάλογα με τη φύση του.
Εάν τα πιο πάνω δεν είναι δυνατά ή εάν η ανεπίσημη αυτή προσέγγιση δεν δώσει ικανοποιητικά αποτελέσματα, ή εάν η υπόθεση είναι σοβαρή ή αν η ενοχλητική συμπεριφορά συνεχίζεται, η υπόθεση παραπέμπεται στην Επιτροπή Δεοντολογίας ή στο Πειθαρχικό Συμβούλιο.
Μόλις ολοκληρωθεί η διαχείριση του εκάστοτε παραπόνου, τα παραπάνω αρμόδια όργανα οφείλουν να ενημερώσουν τον/την φοιτητή/τρια και το Νομικό Σύμβουλο σχετικά με τις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν και την έκβαση της υπόθεσης. Στη συνέχεια, ο Νομικός Σύμβουλος ενημερώνει τον Πρύτανη.